Produkt Lösungen für Tourismus und Hotellerie
Mobile Check-In und kontaktlose Übernachtungslösungen
icitech unterstützt Hotel-Operations-Direktoren und Technologieverantwortliche mit icibot Mobile Check-In: Der Check-in-Prozess wird ab der Reservierungsbestätigung vollständig digitalisiert – Gäste erfassen ihre Registrierungsdaten, unterzeichnen das digitale Formular und schließen alle Check-in-Schritte vom eigenen Gerät ab, bevor sie das Hotel betreten.
02 Problem
Digitaler Ablauf: Rezeptionsaufwand in die Pre-Arrival-Phase verlagern
Der klassische Check-in erzeugt in Stoßzeiten Warteschlangen an der Rezeption. Gäste müssen ihre Identitätsdaten erneut angeben, Papierformulare ausfüllen und die Hausvorstellung entgegennehmen, während das Personal gleichzeitig mehrere ankommende Gäste betreut. icibot Mobile Check-In löst diese Reibung an der Quelle: Nach der Reservierungsbestätigung erhält der Gast per E-Mail, SMS oder QR-Code einen Link zum digitalen Check-in. Er füllt das Formular auf seinem Mobilgerät oder Computer aus, setzt die elektronische Unterschrift und schließt die Vorbereitungen vor der Anreise ab. Das Rezeptionsteam kann ankommende Gäste mit weniger Verwaltungsaufwand und mehr persönlicher Aufmerksamkeit empfangen.
03 Fähigkeiten
Unternehmensspezifisch und regulatorisch anpassbares Registrierungsformular
Jedes Land stellt eigene Anforderungen an die Gästeregistrierung; jedes Haus hat individuelle Präferenzen bei der Datenerhebung. icibot stellt das digitale Registrierungsformular so bereit, dass es auf den operativen Bedarf des Betriebs und die jeweiligen rechtlichen Vorgaben konfigurierbar ist. Pflichtfelder, optionale Angaben und Einwilligungsmechanismen werden im Einklang mit der betrieblichen Data-Governance-Richtlinie gestaltet. Die elektronische Unterschrift ermöglicht den Formularabschluss auf Telefon oder Computer und reduziert die Abhängigkeit von Papierbelegen.
Hybrides Check-in-Modell: Online, Kiosk und personalgestützter Empfang
Nicht jeder Gast bevorzugt den digitalen Kanal. Der Guest-Journey-Ansatz von icibot behandelt dies nicht als Einschränkung, sondern als Gestaltungsgrundlage. Wer das Formular vor der Anreise ausgefüllt hat, durchläuft einen beschleunigten Empfangsablauf; wer den Prozess lieber vor Ort abwickelt, nutzt den Self-Check-in-Kiosk oder den personalgestützten Empfang. Diese hybride Struktur erlaubt es, verschiedene Gastprofile mit einem jeweils passenden Serviceablauf zu bedienen, anstatt eine einheitliche Technologielösung vorauszusetzen. Ob Resort, Stadthotel oder Kettenhaus – der Check-in-Ablauf wird auf das Betriebsmodell des jeweiligen Hauses abgestimmt und entsprechend konfiguriert.
04 So funktioniert es
Upselling und zusätzliche Umsatzpotenziale im Check-in-Moment
Der digitale Check-in ist nicht allein ein operativer Prozess. icibot ermöglicht es, im Check-in-Bildschirm Angebote für Zimmer-Upgrades, Spa, Transfer oder Zusatzleistungen zu platzieren. Diese Angebote erreichen den Gast genau in dem Moment, in dem seine Kaufbereitschaft am höchsten ist, weil er aktiv mit dem Hotel interagiert. Der Check-in-Prozess wandelt sich dadurch von einer Kostenstelle zu einem kontrollierten digitalen Kontaktpunkt mit messbarem Umsatzbeitrag.
Personalisiertes Gasterlebnis auf Basis von Pre-Arrival-Daten
Vor der Anreise erhobene Informationen und Gastpräferenzen können – im Rahmen der erteilten Einwilligung – an eine CRM- oder Guest-Experience-Schicht übergeben werden. Diese Daten lassen sich nutzen, um Concierge-Empfehlungen innerhalb des Hotels, Upselling-Inhalte und Kommunikationsnachrichten zu personalisieren. Umfang und Art der Datennutzung werden auf Basis expliziter Einwilligungsmechanismen und im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen – für DACH-Betriebe insbesondere der DSGVO – gestaltet.
Integration mit PMS und bestehenden Systemlandschaften
icibot Mobile Check-In ist darauf ausgelegt, mit der vorhandenen Reservierungs- und PMS-Infrastruktur des Hotels zusammenzuarbeiten. Authentifizierung, Reservierungssynchronisation, Zahlung und CRM-Anbindung können auf die bestehende Systemarchitektur des Betriebs individuell zugeschnitten werden. icitech behandelt die Integrationsarchitektur nicht als Standardvorlage, sondern als eigenständige Engineering-Aufgabe, die auf die spezifische Systemumgebung jedes Hauses abgestimmt wird.
05 Dieselbe Gruppe
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06 FAQ
Häufig gestellte Fragen
01Kann ein Gast den Check-in abschließen, bevor er das Hotel betritt?
Ja – über den nach der Reservierungsbestätigung versendeten Link lassen sich alle Registrierungsschritte vorab erledigen. Bei Ankunft kann der Gast direkt auf sein Zimmer weitergeleitet werden.
02Lässt sich das digitale Registrierungsformular an die Anforderungen verschiedener Länder anpassen?
Die Formularstruktur ist auf Basis gesetzlicher Vorgaben und betrieblicher Anforderungen konfigurierbar. Für Kettenhotels mit Standorten in mehreren Ländern sind standortspezifische Anpassungen möglich.
03Kann der Gast das Formular direkt auf seinem Smartphone unterzeichnen?
Das Registrierungsformular unterstützt die elektronische Unterzeichnung über das eigene Mobilgerät des Gastes. Eine zusätzliche Hardware oder App-Installation ist nicht erforderlich.
04Was gilt für Gäste, die keinen Kiosk nutzen möchten oder kein Smartphone haben?
Das System umfasst ausdrücklich den personalgestützten Empfangsablauf, sodass für jedes Gastprofil eine passende Variante bereitsteht. Die hybride Struktur schließt technikferne Gäste nicht aus.
05Können während des Check-in-Prozesses Zimmer-Upgrades oder Zusatzleistungen angeboten werden?
In den Check-in-Ablauf integrierte Upselling-Schritte ermöglichen es, Gästen Zimmerkategorie-Upgrades oder Zusatzpakete vorzuschlagen. Dies bietet Hotels die Möglichkeit, zusätzliche Erlöse zu generieren.
06Wie werden die im Pre-Arrival-Prozess erhobenen Daten genutzt?
Vor der Anreise erfasste Präferenzen und Informationen können genutzt werden, um den Aufenthalt zu personalisieren. Umfang und Nutzung erfolgen auf Basis der Einwilligung des Gastes und im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben.
07Arbeitet die Lösung mit dem vorhandenen PMS zusammen?
icibot Mobile Check-In bietet Integrationsunterstützung für gängige Hotelmanagementsysteme. Die bidirektionale Übertragung von Reservierungs- und Gastdaten ist Bestandteil der Integrationsarchitektur.
08Wie lange dauert die Inbetriebnahme?
Integrations- und Konfigurationsaufwand variieren je nach bestehender Infrastruktur des Hauses; in der Regel ist der Einführungszeitraum überschaubar. Das technische Team von icitech begleitet den Betrieb während des gesamten Prozesses.
09Ist die Lösung auch für kleinere Häuser und Boutique-Hotels geeignet?
Dank der skalierbaren Architektur ist der Einsatz von Boutique-Häusern bis zu großen Kettenhotels möglich. Die Konfigurationsoptionen lassen sich auf den Bedarf jeder Betriebsgröße abstimmen.
10Wie wird der Schutz der Gastdaten sichergestellt?
Das System ist auf einer Infrastruktur aufgebaut, die den gesetzlichen Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten Rechnung trägt. Die Datenübertragung erfolgt über verschlüsselte Kanäle.
07 Kontakt