Produkt Mobile Unternehmenslösungen
ICIFlowIQ: Die mobile Workflow-Plattform, die sich Ihren Unternehmensprozessen anpasst
icitech hat ICIFlowIQ für Unternehmen entwickelt, die kritische Prozesse in Betrieb, Vertrieb, Einkauf, Qualität und Personal von Excel-Ketten und E-Mail-Genehmigungen befreien möchten. Keine vorkonfigurierten Formularmasken, keine unveränderlichen Abläufe – sondern eine Workflow-Orchestrierungsplattform, die nach den Prozessen, Datenquellen und der Technologiearchitektur Ihres Unternehmens modelliert wird.
02 Problem
Keine Standardsoftware, sondern unternehmensspezifische Prozessorchestrierung
ICIFlowIQ richtet sich nicht nach Lizenzgrenzen – die Lösung richtet sich nach dem Prozess des Unternehmens. icitech analysiert zunächst die vorhandenen Abläufe, Rollenstrukturen, Genehmigungsstufen, SLA-Anforderungen und Datenquellen; anschließend wird eine Prozessarchitektur im benötigten Umfang entworfen. Die Plattform digitalisiert bestehende Betriebsabläufe, wo dies erforderlich ist, und bildet, wo nötig, das Fundament einer neuen Unternehmensanwendung.
Dieser Ansatz ist besonders in Holding-Strukturen wertvoll. Konzerngesellschaften können einen gemeinsamen Prozessstandard einhalten und gleichzeitig eigene Genehmigungsstufen, Verantwortliche und Formularfelder separat definieren. Zentrale Governance und lokale Flexibilität werden so parallel sichergestellt.
03 Fähigkeiten
Daten dort erfassen, wo sie entstehen
Verzögerungen in Unternehmensprozessen entstehen häufig dadurch, dass Daten im Feld anfallen, aber erst spät in das zentrale System übertragen werden. ICIFlowIQ wandelt Daten über mobile Formulare und Aufgabenmasken unmittelbar an ihrem Entstehungsort in einen digitalen Datensatz um. Formulare unterstützen Felder für Text, Zahl, Datum, Auswahl, Foto, Dokument, Unterschrift, Standort und Barcode; bedingte Logik zeigt jedem Nutzer nur die für ihn relevanten Felder. Weniger überflüssige Felder, schnellere Dateneingabe und eine geringere Fehlerquote sind das direkte Ergebnis dieses Designs.
KI-gestützte Formularverarbeitung und Dokumentenautomatisierung
Wenn ein Nutzer eine Rechnung, ein Protokoll oder ein Serviceformular fotografiert, kann die Plattform die relevanten Felder automatisch aus dem Dokument extrahieren; der Nutzer bestätigt lediglich das Ergebnis. Large Language Models (LLM) können außerdem Freitexteingaben in strukturierte Felder überführen. Eine ausführliche Fehlerbeschreibung lässt sich so automatisch in die Rubriken Gerät, Problemtyp, Dringlichkeit und empfohlene Maßnahme aufteilen.
Die LLM-Fähigkeiten werden durch die eigenen Verfahrens- und Richtliniendokumente des Unternehmens eingegrenzt. Stellt ein Nutzer eine Frage in natürlicher Sprache, trifft das System keine freien Entscheidungen, sondern antwortet innerhalb der definierten Geschäftsregeln des Unternehmens. Mittels RAG-Architektur kann die jeweils gültige Version eines bestimmten Verfahrens inklusive Quellenangabe in der Antwort angezeigt werden.
No-Code / Low-Code Workflow-Design
Berechtigte Nutzer können Genehmigungsschritte, Bedingungen, Aufgabenzuweisungen und Benachrichtigungen über visuelle Werkzeuge definieren. Automatische Weiterleitungen nach Schwellenwerten, standortbasierte Zuweisung und SLA-Regeln lassen sich anpassen, ohne dafür einen Softwareentwicklungszyklus auszulösen. Häufig wechselnde operative Anforderungen können so deutlich schneller umgesetzt werden.
Mobiler Aufgaben- und Genehmigungsbereich
Jeder Nutzer sieht alle ihm zugewiesenen Aufgaben in einem einzigen mobilen Posteingang. Genehmigung, Ablehnung, Nachforderung von Informationen, Dokumentenupload und Kommentare werden vollständig über die Anwendung abgewickelt. Push-Benachrichtigungen werden bei bevorstehenden SLA-Fristen und verzögerten Schritten ausgelöst. Prozesse verschwinden nicht in E-Mail-Ketten, sondern bleiben als nachvollziehbare, protokollierte Vorgänge erhalten.
Integration in bestehende Systemlandschaften und Datenorchestrierung
ICIFlowIQ positioniert sich nicht als weitere Dateninsel, sondern als Orchestrierungsschicht, die die vorhandene Unternehmensarchitektur verbindet. ERP, CRM, HR, Dokumentenmanagement, BI, Data Warehouse und unternehmensspezifische Anwendungen werden über API oder eine Messaging-Schicht eingebunden. Ein CRM-Datensatz kann einen Prozess anstoßen; ein genehmigter Bestellantrag kann im ERP automatisch einen Auftrag erzeugen; ein abgeschlossenes Serviceformular kann den CRM-Datensatz aktualisieren. HR-Daten definieren die Berechtigungsmatrix der Nutzer, während die Prozessleistung in die BI-Umgebung übergeben werden kann.
04 So funktioniert es
Prozessanalyse und kontinuierliche Verbesserung
Die Plattform erzeugt aus jedem Workflow Daten zu Start- und Endzeiten, Wartepunkten, Nachbearbeitungsquoten und nutzerbezogener Auslastung. KI kann ungewöhnliche Verzögerungen und wiederkehrende Engpässe markieren; mittels Process-Mining-Ansatz wird der Unterschied zwischen dem idealen und dem tatsächlichen Ablauf sichtbar. Diese Analysebasis geht über die bloße Digitalisierung von Papierformularen hinaus: Sie zeigt messbar auf, welche Schritte vereinfacht oder automatisiert werden sollten.
Sicherheit, Governance und Zugriffssteuerung
Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Single Sign-On (SSO), vollständige Audit-Trails, Datenverschlüsselung und eine Berechtigungsmatrix sind grundlegende Architekturelemente von ICIFlowIQ. Für jeden Prozess lassen sich Aufbewahrungsfristen, Zugriffsumfang und Genehmigungsberechtigungen separat definieren. Die bei KI-Funktionen verwendeten Datenquellen, Prompt-Richtlinien und Ausgabeprotokolle können zusätzlich nach den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens konfiguriert werden. Unternehmen, die unter DSGVO-Anforderungen operieren, können Datenhaltung, Zugriffsrechte und Löschfristen entsprechend ihrer internen Compliance-Vorgaben abbilden.
Projektierung mit icitech – von der Bedarfsklärung bis zur Skalierung
Ein ICIFlowIQ-Projekt beginnt mit der Bedarfsklärung und Prozessanalyse. Die Teams von icitech aus den Bereichen Analyse, UX/UI, Software-Engineering, Integration, Daten und künstliche Intelligenz untersuchen gemeinsam die Technologiearchitektur und Datenquellen des Unternehmens und entwerfen die passende mobile Nutzererfahrung sowie die Integrationsarchitektur. Proof of Concept, Rollout in den Produktivbetrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung bilden den natürlichen Projektfortschritt. Module, Geschäftsregeln, Masken, Reports, KI/LLM-Fähigkeiten und Integrationen werden ausschließlich im tatsächlich benötigten Umfang projektiert – kein Overhead, der dem Unternehmen unnötige Kosten verursacht.
05 Dieselbe Gruppe
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06 FAQ
Häufig gestellte Fragen
01Ist ICIFlowIQ eine Standardsoftware, die wir konfigurieren?
Nein – Prozesse, Datenquellen und Technologiearchitektur werden für jedes Unternehmen individuell modelliert. Deshalb gleicht keine ICIFlowIQ-Installation einer anderen.
02Können Mitarbeitende im Außendienst das System ohne technische Vorkenntnisse nutzen?
Die mobile Oberfläche unterstützt Aufgabenempfang, Formularausfüllung und Genehmigungsversand ohne technischen Hintergrund. Die Nutzererfahrung wird für kaufmännische und gewerbliche Tätigkeitsprofile jeweils gesondert gestaltet.
03Ist eine Integration in unser bestehendes ERP- oder CRM-System möglich?
ICIFlowIQ kann für einen bidirektionalen Datenaustausch mit Unternehmenssystemen integriert werden. Die Integrationsarchitektur wird in der Projektierungsphase anhand des vorhandenen Technology-Stacks festgelegt.
04Wie flexibel lassen sich Genehmigungsprozesse abbilden?
Bedingte Weiterleitungen, parallele Genehmigungsstufen und Timeout-Regeln können vollständig an die Unternehmenshierarchie angepasst werden. Ändern sich Geschäftsregeln, werden Abläufe ohne erneutes Programmieren aktualisiert.
05Welche Dokumententypen unterstützt die KI-gestützte Verarbeitung?
Strukturierte und teilstrukturierte Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Qualitätsformulare können automatisch ausgelesen und den entsprechenden Feldern zugeordnet werden. Die unterstützten Dokumententypen werden im Rahmen der Projektierung festgelegt.
06Wie lässt sich die Prozessleistung nachverfolgen?
Das integrierte Analysemodul visualisiert Aufgabenabschlusszeiten, Engpasspunkte und Produktivität auf Team-Ebene in Echtzeit. Diese Daten bilden die Grundlage für periodische Prozessüberprüfungen und gezielte Verbesserungen.
07Wie werden Datensicherheit und Zugriffskontrolle gehandhabt?
Rollenbasierte Autorisierung, feldgenaue Datenmaskierung und Audit-Trail-Protokollierung sind standardmäßig enthalten. Zusätzliche Governance-Schichten können entsprechend den Compliance-Anforderungen des Unternehmens ergänzt werden.
08Wie lange dauert die Inbetriebnahme?
Die Dauer hängt von der Anzahl der einbezogenen Prozesse und der Komplexität der Integrationen ab; daher wird für jedes Projekt eine eigene Zeitplanung erstellt. Das Projektierungsgespräch ist der erste Schritt zu einem realistischen Zeitplan.
09Beeinträchtigt eine wachsende Nutzerzahl die Systemleistung?
Die Plattform wird mit einer Architektur aufgebaut, die gleichzeitige Nutzung im Unternehmensmaßstab trägt. Wachstumsszenarien werden in der Projektierungsphase berücksichtigt, sodass die Kapazitätsplanung im Voraus erfolgt.
10Können wir mit einem Piloten in einer Abteilung starten und später skalieren?
Ja – dank des modularen Aufbaus lässt sich ein stufenweiser Rollout von einem einzelnen Prozess oder einer Abteilung ausgehend verfolgen. Die Ergebnisse jeder Phase fließen als Grundlage in die Festlegung des nächsten Ausbauschritts ein.
07 Kontakt