01 Referenzprojekt · Digitale Produkte
Clocktice: Zeit- und Schichtmanagement für verteilte Belegschaften
icitech hat Clocktice für Unternehmen mit Filialnetzen und Außendienststrukturen entwickelt: Arbeitszeiten, Schichtpläne, Urlaubsprozesse und Pausenverwaltung werden in einer mobilen Plattform erfasst, gesteuert und ausgewertet.
01Herausforderung
Fragmentierte Zeitdaten als versteckter Betriebskostenfaktor
In dezentralen Strukturen – Außendienst, Einzelhandel, Logistik, Produktion, Bau – verteilen sich Arbeitszeitdaten typischerweise auf Kartenleser, Tabellenkalkulationen und verschiedene Einzelanwendungen. Solange unklar bleibt, wo und wann ein Mitarbeiter seine Schicht begonnen hat, in welchem Projekt oder in welcher Filiale er eingesetzt war, verliert die Betriebsplanung ihre Grundlage und die Kostenzuordnung ihre Verlässlichkeit. Stationäre Zeiterfassungsterminals erzeugen in mobilen oder standortübergreifenden Modellen zusätzliche Hardwareabhängigkeiten und erhöhen den Verwaltungsaufwand. Clocktice begegnet diesem Problem nicht als reines Zeiterfassungssystem, sondern als integrierte Plattform, auf der Time Tracking, Personalplanung und Reporting gemeinsam betrieben werden.
02Ansatz
Mobile, standortgestützte Zeiterfassung ohne zusätzliche Hardware
Mitarbeiter stempeln in Clocktice über ihr Mobilgerät ein und aus – ohne zusätzliche Hardware. Optional lassen sich dynamische QR-Displays aktivieren. Bei eingeschalteter Standortprüfung kontrolliert die Anwendung zum Check-in-Zeitpunkt, ob sich der Mitarbeiter am definierten Einsatzort befindet. Ausnahmen für Buchungen außerhalb des Standortbereichs können nach Unternehmensrichtlinie gesondert konfiguriert werden; das Regelwerk ersetzt damit ein starres Einheitsmodell durch betrieblich definierte Flexibilität. Schichten werden über ein zentrales Dashboard geplant; Urlaubsanträge und Pausenprozesse laufen vollständig innerhalb derselben Plattform ab.
Mitarbeiter stempeln in Clocktice über ihr Mobilgerät ein und aus – ohne zusätzliche Hardware.
03Lösung
Zeitdaten mit Projekt- und Filialbezug
Das wesentliche Merkmal von Clocktice liegt darin, Zeitbuchungen mit Projekt- und Filialzuordnungen zu verknüpfen und so betrieblich verwertbare Daten zu erzeugen. Berechtigungen und Auswertungen lassen sich für verschiedene Standorte oder Tätigkeitsbereiche getrennt konfigurieren; die Mehrfilialen-Unterstützung ermöglicht gefilterte Berichte auf Filialebene. Wochen- und Monatszusammenfassungen stehen als PDF- oder Excel-Export bereit; Toleranz- und Pausenregeln fließen direkt in die Auswertungen ein. Die Plattform unterstützt API-basierte Integration mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen.
04Ergebnis
Ein einheitlicher Datenstrom für den gesamten Betrieb
Der zentrale Mehrwert von Clocktice besteht darin, Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Pausenregelung und Reporting in einem einzigen Betriebsmodell zusammenzuführen und dabei die Abhängigkeit von stationären Terminals aufzuheben. Der Betrieb wird transparenter, der Datenfluss konsistenter, und die Steuerung erfordert weniger parallele Werkzeuge. Die Lösung bietet Organisationen, die Workforce-Management in Außendienst, Einzelhandel, Produktion, Logistik oder Bauwirtschaft zentralisieren wollen, einen vollständigen Einstiegspunkt.
03 FAQ
Häufig gestellte Fragen
01Für welche Unternehmenstypen ist Clocktice geeignet?
Clocktice eignet sich für Unternehmen jeder Größe mit Filialstrukturen, Außendienstteams oder verteilten Belegschaften – unter anderem im Einzelhandel, in der Logistik, im Sicherheits- und Reinigungsgewerbe. Entscheidend ist der Bedarf nach standortübergreifender, mobiler Zeiterfassung.
02Wie buchen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit ein?
Der Check-in erfolgt vollständig mobil über das Smartphone und dauert wenige Sekunden. Eine GPS-gestützte Standortprüfung verhindert Fehleingaben und unberechtigte Buchungen.
03Wie funktioniert die Standortprüfung konkret?
Beim Check-in übermittelt das Gerät seinen geografischen Standort, der automatisch mit den hinterlegten Einsatzbereichen abgeglichen wird. Buchungen außerhalb des definierten Bereichs werden dem Vorgesetzten unmittelbar gemeldet.
04Wie weit im Voraus lassen sich Schichten planen?
Schichtpläne können wochen- oder monatsweise angelegt und bei Bedarf jederzeit angepasst werden. Aktualisierungen werden automatisch an alle betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet.
05Wie läuft die Urlaubsantragstellung ab?
Mitarbeiter stellen Anträge direkt in der Anwendung; Vorgesetzte genehmigen oder lehnen sie über eine zentrale Ansicht ab. Alle Vorgänge werden revisionssicher protokolliert.
06Können auch Pausenzeiten erfasst werden?
Ja, Mitarbeiter kennzeichnen Pausenbeginn und -ende in der mobilen Anwendung. Diese Daten fließen automatisch in die Berechnung der täglichen Nettobetriebszeit ein.
07In welchen Formaten lassen sich Berichte exportieren?
Zeit- und Schichtdaten stehen als Excel- oder PDF-Export zur Verfügung. Für die Übergabe an Lohnbuchhaltungs- oder Buchhaltungssysteme sind anpassbare Berichtsvorlagen vorgesehen.
08Ist eine zentrale Verwaltung mehrerer Filialen über ein Konto möglich?
Ja, alle Filialen werden über ein zentrales Dashboard verwaltet; je Filiale lassen sich eigene Regelwerke hinterlegen. Filialübergreifende Vergleichsauswertungen stehen in derselben Oberfläche zur Verfügung.
09Lässt sich Clocktice in bestehende HR- oder ERP-Systeme einbinden?
Die offene API-Architektur ermöglicht die Anbindung an gängige HR- und Lohnbuchhaltungssysteme. Für spezifische Integrationsanforderungen bietet das technische Team von icitech projektbezogene Lösungen an.
10Wie wird der Schutz der Mitarbeiterdaten sichergestellt?
Alle Mitarbeiterdaten werden verschlüsselt übertragen; der Zugriff ist über rollenbasierte Berechtigungen geregelt. Eine regelmäßige Backup-Infrastruktur minimiert das Risiko eines Datenverlusts.